Avant d’archiver vos documents ou vos fichiers, plusieurs interrogations surgissent dans votre esprit. Il s'agit de questions de sécurité. Vous vous demandez si c'est une bonne ou une mauvaise idée. Il existe actuellement des personnes mal intentionnées. Ils peuvent collecter vos données ou des informations vous concernant. Alors pour minimiser ces risques, vous avez besoin d'outils ou de méthodes pour sécuriser vos documents. Il existe des sites qui proposent leurs services pour vous sur ce point. Alors comment faire pour sécuriser vos documents en ligne ? Voici quelques méthodes et conseils pratiques pour vous aider.
Quelles sont les étapes à suivre pour le stockage physique ?
La conservation des documents exige rigueur et professionnalisme. Elle nécessite également des méthodes efficaces et éprouvées. Il existe 4 étapes à suivre correspondant au cycle de vie des documents. Le travail d'une entreprise archivage documents est très important. La première étape consiste à identifier et à authentifier les archives. Tout document provenant d'une entreprise doit être identifié après sa fonction. Le but de l'identification est de déterminer l'authenticité et aussi les conditions de stockage appropriées. La deuxième étape consiste à stocker les documents archivés. Un professionnel de l'archivage utilise des moyens stricts pour protéger les documents. Ceux-ci peuvent toujours être retrouvés rapidement en cas de besoin. La troisième étape est la conservation et la consultation des archives. Les professionnels de ce domaine de l'archivage sont tenus de sécuriser les documents stockés. La qualité des locaux est donc très importante. Les risques de perte doivent être minimisés. La dernière étape est la destruction des documents archivés. Les documents sont conservés selon le délai demandé par l'entreprise ou la personne. Cela peut être 1 ou 2 ou 5 ou 10 ans ou même toute une vie. Les documents archivés qui ont dépassé le délai fixé sont détruits après une discussion avec le propriétaire. Des informations supplémentaires sont disponibles sur le site plane-demenagements-avis.fr.
Comment choisir ses prestataires de services ?
Avant de pouvoir conserver vos documents, les sites qui proposent ce service vous demandent souvent le type de vos documents. Un prestataire archivage peut résoudre tous vos problèmes de conservation de documents. Ils conservent surtout des documents d'entreprise mais ils peuvent aussi conserver des documents personnels. Même les dossiers les plus complexes peuvent être conservés chez eux. Quelles sont leurs spécialités ? Elles se situent surtout au niveau stratégique. Les équipes de ces prestataires d'archivage prennent beaucoup de temps pour réfléchir à la manière de répondre au mieux à vos besoins. Elles vous guident pas à pas dans votre archivage électronique ou de documents papier. Des consultants sont là pour vous aider lorsque vous rencontrez un problème chez ces prestataires. Si vous voulez choisir les meilleurs, optez pour ceux qui ont l'expérience de logiciels puissants. Les meilleurs disposent d'outils d'organisation comme un plan de classement ou des tableaux de bord.
Comment fonctionne l'archivage sur site ?
Le stockage des documents en ligne est également possible sans passer par une société archivage physique. Cette méthode est plus pratique car les risques de modification sont inexistants. L'archivage de documents en ligne consiste à conserver les données d'un document pendant une période définie. Les documents restent lisibles mais la modification est impossible. C'est une bonne chose pour les documents juridiques ou les documents qui peuvent être utilisés comme preuve. L'intégrité du document peut être analysée pour savoir si quelqu'un a essayé de le modifier. Pour cela, une analyse des empreintes digitales et des calculs d'horodatage sont effectués. Le niveau de sécurité est donc maximal. Pour la confidentialité, deux dispositifs sont utilisés : la gestion des autorisations et le cloisonnement physique et logique. Il est ainsi possible de définir qui peut avoir accès à ces documents. Ils restent disponibles et accessibles par leur propriétaire. L'entreprise qui les a installés ou la personne peut récupérer ces documents en cas de changement de dispositif.
Quels sont les délais de conservation pour une entreprise ?
Toute entreprise a l'obligation de conserver des documents. Mais les types de ces documents sont différents et les délais de conservation également. Pour un document civil et commercial par exemple, les contrats commerciaux sont conservés pendant 5 ans. Les contrats conclus par voie électronique sont conservés pendant 10 ans. Les documents bancaires tels que les relevés bancaires et les talons de chèques sont conservés pendant 5 ans. Pour les documents fiscaux, le délai commence à partir du moment où ils ont été établis. Ce délai est généralement de 6 ans. Pour ce qui est des documents sociaux, comme les statuts d'une société ou un traité de fusion ou un ordre de mouvement sont conservés pendant 5 ans. Pour la gestion du personnel, les fiches de paie et les dossiers du personnel sont conservés pendant 5 ans. Ces documents sont généralement électroniques et sont conservés sur un site de stockage d’archives. Les sites qui proposent de conserver vos documents électroniques sont Aurexus, Digiposte, Xelians, Edicom, Almetis EdiCS, Intalio et bien d’autres encore. Quant aux sociétés d'archivage physique, citons ACSG, ARCHIMEDE, ARCHIVES REUINION et bien d'autres. Elles peuvent vous aider à préserver vos fichiers.